Referat fra bestyrelsesmøde d. 9. februar 2016 .

Tilstede: Birgitte Hougaard, Dorte Nedergaard Semmelhack, Ulrik Bjerre og Jess Seiersen.

Afbud: Uwe Hansen, Kurt Neergaard, Michael Rasmussen og Jørgen Brock

Ad1: Godkendelse af referat fra sidst:

Referat godkendt med et par ændringer.

Ad 2: Økonomi:

Regnskabet så fint ud, da vi nu har haft 2 milde vintre, og gadebelysning kun komme til at koste 18.000 kr. mod budgetteret 118.000 kr. Regnskabet var ikke

revideret endnu, så vi eftersender det, da det ikke kunnet nås inden d. 14/2-2016, der er sidste frist for indkaldelse til generalforsamling.

Ulrik havde også lavet et budget.

Både regnskab og budget blev godkendt af bestyrelsen.

Ulrik vil undersøge ved TDC, om det var muligt at enkelte beboere kunne få lov til at sige TDC op, da de havde fået fibernet, men det måtte ikke gå ud ove

r prisen fra TDC.

Ad 3: Opfølgning:

a): Opsætning af naboskilte: Skiltet ved Hjulbjergvej er sat op, når jorden bliver mere blød, bliver skiltet ved Kvædevej sat op, da det skal sidde på et spyd.

b): Nye postkasser: Bestyrelsen stiller forslag til generalforsamlingen om udskiftning af postkasserne, de eksisterende er til indendørs brug, og en del er ødelagt

af forsøg på indbrud. Jess laver forslaget.

c): Maling af skraldeøerne: Vi skal have et tilbud, så de kan blive males samtidig vi evt. skal have nye postkasser.

d): Maling af udhæng og sternbrædder: Umiddelbart lyder det meget dyrt, så Jess foreslog, at de enkelte ejere skulle have det tilbudt, og så kunne de evt. få

malet hoveddør og udhæng over døren.

Ad 4: Rep. af græsplæner:

Græsplænerne er meget fugtige, så de skal stikket og sand på. Vi skal have et tilbud fra Lapefa.

Ad 5: Udhængsskabe:

Bestyrelsen forslår et par udhængsskabe, et ved hver postkassesektion, da der stadig er mange, der ikke har EDB, det vil gøre det nemmere og informere

beboerne evt. lukning af varme.

Ad 6: Generalforsamlingen:

Jess, Birgitte og Jørgen Brock er på valg. Jess er villig til genvalg, Birgitte vil gerne bytte plads med Kurt, så hun evt. bliver suppleant og Kurt kommer i

bestyrelsen. Lars i 40B er måske interesseret. Jess spørger Kurt og Lars.

Ad.7: Eventuelt:

Intet at notere.

Referat fra bestyrelsesmødet d. 31. marts 2016

Til stede: Jess, Uwe, Jørgen, Lars, Michael, Dorthe

Fraværende: Kurt

Ad 1: Referat fra generalforsamlingen:

Referatet blev godkendt.

Ad 2: Valg af formand for bestyrelsen:

Jess accepterer genvalg.

Ad 3: Opfølgning på generalforsamling:

1.Belysning: Da de nye LED-pærer opfattes for værende for svage, udskiftes de eksisterende 12 mW-pærer med 24 mW-pærer ved næste udskiftning.

2.Låge: Lars indhenter tilbud på galvaniseret låge. Bredden afhænger af Lapefas køretøjer. Det blev diskuteret evt. at trække el fra foreningens el-kasse på stien.

3.Hjemmeside: Her er nedsat et udvalg bestående af Lisbeth og Michael (tovholder) samt Jørgen Aaboe og Jørgen Brock. Der udarbejdes et oplæg til ny

opsætning

af offentlig tilgængelig side samt et intranet baseret på den eksisterende side.

4.Postkasser: Jess indhenter tilbud fra Jutlandia og evt. yderligere sammenlignelige tilbud på nye postkasser samt plan for placering heraf (tjekkes mht.

postvæsnets regler for ophæng af postkasser).

5.Plantebælte: Plan for plantebæltet ud mod Kvædevej udarbejdes af Annemette og Jørgen i samarbejde med kommunen. Det blev aftalt, at der foreligger forsla

g til efteråret.

6.Stensætning: Der er stadig udfordringer med stensætningen samt hegnet i nederste hjørne af Holmes Have. Jørgen indhenter tilbud fra Lapefa mht.

stensætningen.

7.Hegn: Hegnet forsynes med kraftigere tråd. Her indhentes overslag (Jørgen), dog udføres udskiftning af tråd senest april.

8.Lapefa: Det har i det forgangne år været noget af en udfordring med at holde Lapefa op på de opgaver, der omfattes af den indgåede rammeaftale. Ofte ha

r arbejdet været præget af sjusk og mangelfuld udførelse. Jørgen er fremover kontaktperson for Lapefa og sørger for en gennemgang af aftalen samt følger

løbende op på Lapefas arbejde i Holmes Have.

9.Parkering af trailer: Den parkerede trailer på den første p-plads skal fjernes. Ejeren er kontaktet utallige gange, desværre uden held. Jess varsler med en

14 dages frist. Er den ikke fjernet, foranlediges dette af bestyrelsen.

10.Tilbud fra Waoo: Tv-pakken fra YouSee er fast for alle ejere og som sådan er udskiftningen af udbyder et anliggende, der skal tages op på næste

generalforsamling. Jess indhenter tilbud fra Waoo på etablering af fibernet samt tv-pakke, hvorefter bestyrelsen kan tage stilling til en eventuel

udskiftning/ændring af vedtægterne.

Ad 4: Andet:

1.Infofolder: Det blev besluttet at opdatere infofoldren og slette gammelt indhold. Dorthe redigerer og fremsender den opdaterede folder til gennemgang.

Den nye infofolder vil fremover ligge på foreningens hjemmeside og udleveres til nye tilflyttere.

2.Asfalt: På trods af sidste års forsøg på at få lappet asfalten på p-pladserne, er der behov for en mere langsigtet løsning samt evt. hensættelse til senere

udskiftning af asfalten, da den ikke er pæn længere. Jess indhenter et tilbud fra Colas mhp. fornyelse af asfalten, hvorefter bestyrelsen tager stilling til

fremtidig plan.

3.Løse brosten i indkørslen: Nogle af brostenene i indkørslen, der blev etableret for 2 år siden har løsnet sig. Jørgen? kontakter Ulrik mht. garanti og udbedring

af dette.

4.Opmaling af p-plads: I tråd med tidligere år, ønskes en opmaling af p-pladsen. Jess kontakter Karen (prikker) og Jørgen Lapefa (kryds).

5.Maling af udhæng og gavle samt skraldeøer: Husenes træudhæng og gavle trænger til maling og skraldeøerne til en genopfriskning. Jess tager fat i maleren mhp. tilbud og udarbejder en liste til beboere, der måtte ønske at få udført dette arbejde.

Referat fra bestyrelsesmødet d. 31. maj 2016

Til stede: Jess, Uwe, Jørgen, Lars, Michael,

Fraværende: Kurt, Dorthe

Ad 1: Referat fra sidste møde

Referatet blev godkendt

.

Ad 2: Behandling af dispensation

Jess beklagede fremgangsmåden, den var måske lidt kluntet.

Det blev besluttet at fastholde nej til ny dispensation til 38B ved ejerskifte. Frank skal flytte sin havelåge ind i skel, så den flugter med hans hæk. Foreningen får efterfølgende Lapefa til at forlænge flisearealet på fællesarealet hen foran havelågen ub. for grundejer. Når Michael mundligt har videregivet beslutning til Frank, sender vi ham en bekræftelse på opsigelsen skriftligt.

Ad 3: Opfølgning sidste møde

1.Belysning: Det blev besluttet at skifte de 6 lamper, som er langs vejen. Udskiftningen sker til efteråret.

2.Låge: Lågen bliver monteret i uge 25, der arbejdes på en lås på batteri. Dem der leverer lågen har selv kontakt til Lapefa.

3.Hjemmeside: Der holdes møde d. 28/6-2016 omkring en ny hjemmeside.

4.Postkasser: Arbejder på sagen, har har noget klar til efteråret.

5.Plantebælte: Har møde med Buus d- 2/6-2016. Planen skal over kommunen inden vi får den til godkendelse, håber planen er klar i løbet af efteråret.

6.Stensætning: De øverste sten vil blive ved med at falde ned, da der ligger mange trærødder omkring dem, som bevæger sig hele tiden. Lapefa har fået besked på og rydde op på stien, og lægge de nedfaldne sten på plads.

Derudover skal der ikke gøre mere.

7.Hegn: Hegnet er lavet.

8.Lapefa: Jørgen har gennemgået aftalerne med Lapefa. Fremover skal fakturaerne være udspecificeret, således vi kan se hvad arbejde, der er udført.

9.Parkering af trailer: Traileren er fjernet, men nu holder der en Mondeo, den har holdt der i flere måneder. Jess undersøger med politiet, om den er efterlyst.

10.Tilbud fra Waoo: Det ser ud til at være en svær opgave, den første betingelse er, at man skal have fibernet, derefter skal man bibeholde grundpakken hos You See, da det står i vores vedtægter, at man skal aftage You See.

Ad 4: Andet

1.Infofolder: Jess havde lidt besvær med at få den lagt på hjemmesiden, men vil prøve igen.

2.Asfalt: Arbejdet er udført til aftalte pris.

3.Løse brosten i indkørslen: Der arbejdes på sagen.

4.Opmaling af p-plads: I tråd med tidligere år, ønskes en opmaling af p-pladsen. Jess kontakter Karen (prikker) og Jørgen Lapefa (kryds).

5.Maling af udhæng og gavle samt skraldeøer: Det ser ud til at blive en succes, 29 huse er tilmeldt indtil nu. Malingen starter d. 1/8-2016 og fortsætter

hele august og noget af september.

Referat fra bestyrelsesmødet d. 23. august 2016

Til stede: Jess, Uwe, Jørgen, Lars, Michael, Dorthe

Fraværende: Kurt

Ad 1: Referat fra sidst

Referatet blev godkendt.

Ad 2: Afslutning af dispensation

Afsluttet og lukket.

Ad 3: Opfølgning siden sidste møde

1. Låge: Er monteret og fungerer fint. Ny kode hver 3. – 4. måned. Lars underretter beboerne via postkassen.

2. Hjemmeside: Lisbeth og Michael (tovholder) samt Jørgen Aaboe og Jørgen Brock. Der indkaldes til møde i nærmeste fremtid.

3. Postkasser: Overslag på udskiftning af postkasser lyder på 60.000. Tidligere ødelagte låger er udbedrede og funktionen er fin. Pga. nye krav til affaldssortering mener bestyrelsen, at det vil være fornuftigt at vente med udskiftningen og vedtager derfor at fremlægge tilbud/oplæg om udskiftning til næste generalforsamling.

4. Plantebælte: Annemette og Jørgen i samarbejde med kommunen. Der foreligger forslag til efteråret den 25.10.

5. Lapefa status:

Der er klager fra Kvædevej pga. for høje træer. Disse beskæres.

De aftalte kontraktopgaver følges der op på minimum mdr. vis. Månedsregningen bliver fra 1.7.16 ledsaget af dokumentation for udførte arbejder i perioden.

Ekstraordinære arbejder siden B møde i maj: fliseopretning foran 46B + anlægsarbejde ved låge + Gule kryds opmalet.

Der har været 5 mailopfølgninger + 4 tlf. opf. + 4 fysiske møder - siden sidste B møde.

Lapefa er her i sommerhalvåret 2016 ved at rette op på hængepartierne fra 2015:

•Hækklipning af bøgepur på volden (gartner laver pt. en systematisk og drastisk beskæring, da klipningen i 2015 ikke var konsekvent og tilstrækkelig ensartet) - betyder at bøgepuren her ikke bliver rigtig pæn før i 2017. Og at den i 2017 klippes i juli frem for august).

•Hækklipning af ”øer” af bøgepur bag målerskabe. (svigtede i 2015 flere steder)

•Fjerne udhængene grene ved stikvej fra Kvædevej bag bebyggelsen. Generer gadebelysning og lastbiltrafikken. (ikke beskåret i 2015)

•Brostenene i Indkørsel bliver sat fast.

•Containere rengøres i uge 34 – fremover 1. uge i kvartalet

Opgaver der ikke er nået udført i uge 33 bliver det i uge 34.

Ad 4: Andet

1. Infofolder: Teksten er så småt lagt op, dog er der stadig problemer med billederne (Jess).

2. Asfalt: Jess har intet tilbud (160.000 DKK) fra Colas på fornyelse af asfalten. Bestyrelsen foreslår etablering af vejfond, så vi på sigt (2 – 3 år) kan få udskiftet hele belægningen. Forslaget fremlægges til generalforsamling 2017.

3. Løse brosten i indkørslen: Jørgen kontakter Ulrik mht. garanti og udbedring af dette.

4. Opmaling af p-plads: Karen maler i næste uge (prikker).

5. Maling af udhæng og gavle samt skraldeøer: Maleren er i gang.

For at undgå store forskelle fra beboer til beboer (nogle får malet, andre ikke), foreslår bestyrelsen en opsparing til dette arbejde i lighed med løsningen til

skurene. Forslag herom fremlægges til næste generalforsamling.

6. Kloaker

En del beboere oplever lugtgener på badeværelset og fra samlebrøndene flere steder. Bestyrelsen foreslår forebyggende spuling af hovedrør. Lars indhenter tilbud.

7. Kontakt til naboer i Saralyst Alle 108 + 110. Affald + deklaration på fælles vedligehold af sti

Der har længe været problemer med deponering af haveaffald på stensætningen. Jørgen har i den forbindelse været på besøg på Saralyst Alle og talt med flere af beboerne. Den skyldige blev fundet og vi håber, at problemet hermed er løst 

Der menes at foreligge en deklaration på fælles vedligehold af stien mellem Kvædevej og Saralyst Alle. Jess undersøger nærmere hos kommunen.8. 8. Affaldsøer og storskrald

8. Affaldscontainerne ser fornuftige ud og der er primært slået knuder på poserne. Der er dog stadig problemer med storskrald og Jess må regelmæssigt sørge for afhentning, da beboerne ikke selv får kontaktet kommunen.

9. Info fra bestyrelsen jf. vedtægter § 16 – hænger noget i 2016 pt.

Når vi får ny hjemmeside og mailadresser på alle beboere, vil det blive noget nemmere at melde ud til beboerne mht. information og mødereferater.

10. Indkomne forslag

Der er indkommet forslag om algebehandling af tag. Prisen er 2000 for 3 huse i alt og rabatten stiger med tiltagende antal deltagende huse. Bestyrelsen fremlægger forslag til generalforsamlingen. Jørgen undersøger, om behandlingen er miljøgodkendt.

Sommerfest. Desværre blev det ikke til noget i indeværende år. Bestyrelsen foreslår et festudvalg, bestående af frivillige og tager emnet op til næste generalforsamling.

Referat fra bestyrelsesmødet d. 25. oktober 2016

Til stede: Jess, Uwe, Jørgen, Lars, Michael,

Fraværende: Kurt, Dorthe

Ad 1: Referat fra sidst

Referatet blev godkendt. Dog er Jørgen ikke enig i punkt 5.

Ad 2: Legepladsen, hvad gør vi?

Det er umuligt at lade børnene lege på pladsen, da sandet er fyldt med kattelort, vi får et tilbud på at lægge gummimåtte ud over alt sandet, så lege pladsen trykt kan bruges af børn..

Ad 3: Opfølgning siden sidste møde

1. Hjemmeside: Lisbeth, Jørgen Brock og Michael (tovholder) der indkaldes til møde først kommende mandag. Jørgen Aaboe er udtrådt af udvalget.

2. Postkasser: Nye postkasser er opgivet, da det bliver for dyrt. Der er et problem med at komme til postkasserne i den første skraldeø. Vi kan evt. flytte postkasserne om på siden af skraldeøen.

3. Plantebælte: Annemette og Jørgen i samarbejde med kommunen. Der blev forelagt 2 fine forslag fra 2 anlægsgartnerfirmaer, det ene var fra anlægsgartner Buus og det andet var fra anlægsgartner Hofmann. Der var stor prisforskel, og Hoffmann havde mere eller mindre misforstået opgaven. Anlægsgartner Buus havde lavet et gennemarbejdet tilbud.

Bestyrelsen blev enige om at arbejde videre med Buus. Sammen med Buus vil vi kontakte kommunen med hensyn til godkendelse, for vi kunne være heldige, at det ikke skulle i nabohøring. Buus havde også foreslået en 5 års plan. Jørgen ville kontakte begge firmaer, Hoffmann med et afslag og Buus med en godkendelse af Deres tilbud, samtidig ville Jørgen få et tilbud på 5 års planen, så kunne have det hele færdig til generalforsamlingen, som skulle godkende det endeligt.

4. Lapefa status: Det kører som planlagt. Vi skal bruge et nyt middel til glatførebekæmpelse, det vi brugte sidste sæson lugtede af ko, hvis man fik det under skoene. Det er en smule dyrere, men bestyrelsen godkendte det nye middel.

5. Kloaker: Lars var blevet snydt af et firma, han havde aftale med, så han kontakter et nyt firma, så vi kan få spulet klarkerne i østsiden.

6. Opmaling af P pladser: Opgaven var fuldført.

7. Løse brosten i indkørslen: Jørgen har aftale med Lapefa, de orner de brosten som er løse.

8. Maling af udhæng og gavle samt skraldeøer: Opgaven er fuldført.

9. Infofolder: Der mangler kun fotos på hjemmesiden.

Ad 4: Andet:

1. Rensning af tage: Jørgen havde et tilbud, der lød på 600 kr. pr. tag. Bestyrelsen vil informere på generalforsamlingen marts/2017 og tilbyde koordinere,

som ved malingen i 2016.

Referat fra bestyrelsesmødet d. 13. december 2016

Til stede: Jess, Lars, Michael og Dorthe,

Fraværende: Kurt, Uwe, Jørgen

Dorthe flytter d. 7. januar 2017, så Uwe træder ind i bestyrelsen, da han var 1. suppleant.

Ad 1: Referat fra sidst

Referatet blev godkendt.

Ad 2: Legepladsen:

Jørgen havde indhentet et tilbud fra Lapefa. Det kostede 90.000 kr. at lægge gummidug ud. 60.000 kr. for at nedlægge legepladsen, og så kun vi bare lade stå til.

Bestyrelsen mente det lød dyrt, så Jess vil spørge Jørgen, om han vil prøve at få et bud fra Buus.

Når vi så har et tilbud derfra, ville vi lade det op til generalforsamlingen, at bestemme legepladsens fremtid, dog er det et aktiv for foreningen, hvis der er en brugbar legeplads, så umiddelbart er bestyrelsen bestemt for gummidug løsningen. Vi meddele at legepladsen ikke skal benyttet p.g.a kattelort i sandet, det sker på facebook og hjemmesiden.

Ad 3: Opfølgning siden sidste møde

1. Hjemmeside: Michael fremlagde en skabelon for vores nye hjemmeside, og den ville udvalget arbejde videre med, hjemmesiden bliver med en login del.

2. Plantebælte: Annemette og Jørgen i lavet et godt forslag til nyt plantebælte. Der blev forelagt 2 fine forslag fra 2 anlægsgartnerfirmaer, det ene var fra anlægsgartner Buus og det andet var fra anlægsgartner Hofmann. Der var stor prisforskel, og Hoffmann havde mere eller mindre misforstået opgaven. Anlægsgartner Buus havde lavet et gennemarbejdet tilbud.

Bestyrelsen blev enige om at arbejde videre med Buus. Jørgen vil lave et endelig forslag til generalforsamlingen incl. 5 års vedligeholdelse. Hvis generalforsamlingen godkender forslaget, vil Jørgen tage kontakt til kommunen, som vil lave en nabohøring, inden vi kan gå i gang. Hvis alt går iorden kan vi nok starte efteråret 2017.

3. Lapefa status: Det gik rimeligt med samarbejdet. Vi mangler stadig, at få lavet brostenene i indkørslen, men Jørgen havde rykket Lapefa, så det kunne laves inden der forsvandt brosten.

4. Kloaker: Lars meddelte, at alle de ønskede kloaker var gennemspulet. Vi havde så fået et nyt problem, det viser sig, at alle regnvandsbrøndene, hørte under foreningen, og de trængte til at blive renset. Jørgen havde sat Lapefa på opgaven.

Ad 4: Andet:

1. Rensning af tage: Det var en god ide, og prøve at lave en fællesordning, lig med den vi lavede med malingen iår.

2. Glatførerbekæmpelse: Vi prøver et rent naturprodukt der hedder Leca Safe, som er knust ler.

3. Udskiftning af lys på vejen: Det har kostet godt 8.000 kr. at udskifte LED pærerne ved vejen, men det havde hjulpet. Det første 10 måneder havde vi sparet 9.000 kr. i EL

Næste møde tirsdag d. 7. februar 2017 kl. 19.30 i 30C, hvor regnskab 2016 og budget 2017 skal godkendes.

Mødeplan frem til næste generalforsamlingen:

Tirsdag d. 7. februar 2017 kl. 19.30 i 30C – der skal godkendes regnskaber og budget

Mandag d. 20. marts 2017 kl. 19.00 generalforsamling.