Copyright © All Rights Reserved

Referat fra generalforsamlingen d. 16. marts 2015 i Højbjerg Badminton.

Tilstede: 27 huse var repræsenteret + Ulrik Bjerre fra administrationskontoret.

Ad 1 Valg af dirigent:

Formanden spurgte om der var indvendinger mod, at en fra bestyrelsen blev valgt til dirigent, dette var ikke tilfældet så Jørgen Stentoft Brock fra nr. 34D blev enstemmigt valgt.

Ad 2 bestyrelsens beretning:

2014 har været et roligere år i forhold til 2013.

Det har primært været almindelig drift og et par initiativer til vedligehold af området.

Økonomisk har 2014 været et særdeles godt år, hvor den milde vinter i starten og slutningen af 2014 har sat et særdeles positivt præg på foreningens økonomi og regnskabet viser således et betydeligt mindre forbrug end budgetteret.

Grønne områder m.v..

Standarden i de grønne områder i Holmes Have er god og aftalen med Lapefa kører stort set gnidningsløst.

Bøgepuren på volden mod Hjulbjergvej blev i 2014 justeret efter nedklipningen i 2013 og der var mildt sagt nogle udfordringer med udseendet. Dette blev tilrettet i efteråret 2014 og bøgepuren fremstår nu atter pæn. Næste klipning bliver i løbet af forsommeren 2015

Stensætningen ved stien bag bebyggelsen, blev repareret for ca. 4 år siden og der har været småproblemer med forsvundne sten samt skred lige siden. Den trænger til en større reparation og de manglende sten samt det faktum, at bagvedliggende jord og planterødder presser stensætning ud gør, at Lapefa - trods reparationsforsøg - ikke har kunnet løse opgaven tilfredsstillende. Der er nu indhentet tilbud om omfattende reparation og bestyrelsen træffer afgørelse omkring dette i foråret 2015.

Bord og bænksættet ved legeplads er udskiftet til nyt, da det var en for bekostelig affære at få den repareret.

Inddragelse af fællesareal

I 2013 var der 2 tilfælde af inddragelse af fællesarealet – I det ene tilfælde var der fjernet bøgeplanter på volden samt plantet egne stedsegrønne planter helt op til hækken, så passage var umuligt og beplantningen var til gene for de øvrige beboere. Reetablering har fundet sted.

I det andet tilfælde var der allerede ved tidligere ejers indflytning blevet fjernet 60 cm bøgehæk mod p-pladsen og etableret en låge fra terrassen ud mod p-pladsen. Bestyrelsen har i sidstnævnte tilfælde besluttet at givet dispensation til den nye ejer for at værne om dennes privatliv og samtidig mente bestyrelsen, at inddragelsen ikke var til nogen gene for de andre beboere samt at en reetablering rent optisk ville være det dårligste alternativ. Her er lavet en aftale med den nye ejer om reetablering ved fraflytning, såfremt den siddende bestyrelse ønsker det til den tid.

Gange – vej – P plads

Asfalten ser ikke særlig pæn ud og har de seneste år fået end del revner. Både sne og regn har forværret skaderne i årenes løb. Disse er nu blevet repareret for at undgå fordyrende skader ved underminering i forbindelse med regnskyl og yderligere revner forårsagt af renovationsvogne og andre tunge køretøjer. Det er ikke den pæneste løsning, MEN en permanent og varig løsning er en bekostelig affære og ikke absolut nødvendigt endnu.

Fliser på flisegangene og belægning rundt om diverse samlebrønde samt ujævnheder er blevet udbedret og genoprettet. Den efterfølgende nedgravning af Fibernet har givet nogle udfordringer, da fliserne efter reetablering har været udsat for en del regn og fliserne derfor har forskubbet sig. Desuden er udlagt sand blevet fejet væk i flere og gentagne tilfælde. Fibernet er stadig på sagen og udbedrer skaderne løbende.

Snerydning har været meget begrænset denne vinter. Lapefa har været hurtigt ude og der glatførebekæmpes også på fliserne rundt om P pladsen. Forudsat at biler ikke parkerer ind over flisearealet og forhindrer rydning. Bestyrelsen vil gerne opfordre til udelukkende at holde på asfalten, da flisearealet er forbeholdt gående.

Brostensbelægningen ved indkørslen har været en udfordring i et stykke tid pga. skred. Bestyrelsen besluttede derfor at finde en mere permanent løsning på problemet ved at udskifte sandet med en fast fuge. Dette arbejde er udført og resultatet ser godt ud.

Nabohjælp og Naboalarmer

Der har i en årrække været en del indbrud + indbrudsforsøg og desværre viser det sig, at især Højbjerg er et yndet udflugtssted for indbrudstyve og andre uvelkomne besøgende og kommunen har således indkaldt til borgermøde for at gøre noget ved problemet.

På den baggrund vil bestyrelsen derfor gerne gentalge opfordringen til beboerne om at benytte sig af muligheden for Nabohjælp og bede naboer, venner, familie om at holde øje, når man er på ferie.

Fibernet

I efteråret fik vi lagt fiberkabler i forbindelse med adgang til Fibernet.

Belysning

I lighed med sidste år har fejl i kondensatorerne i lamperne på gavle og fritstående standere igen i år været årsag til periodevis mørklægning af området – især rækkerne i højre side af Holmes Have. Det skyldes ifølge elektrikeren fejl ved kabelforbindelser et par steder. Årsagen er som tidligere oplyst angiveligt håndværkersjusk ved byggeriets etablering. Konstaterede fejl udbedres løbende, men på sigt vil den optimale løsning være at overgå til LED belysning. Disse lamper har en længere holdbarhed, indeholder ingen kondensatorer og giver samtidig en strømbesparelse. Dog kan disse LED-pærer ikke monteres i eksisterende armaturer.

Bestyrelsen skal derfor foreslå generalforsamlingen, at bestyrelsen i 2015 arbejder hen imod en løsning med LED belysning og i givet fald realiserer det. Dette muliggøres grundet eksisterende overskud pga. mild vinter. Sidste år varslede bestyrelsen en opsparingsordning i forbindelse med en kommende udgift på omkring Kr. 100.000 til udskiftning til tidsvarende belysning. Dette vil vi nu kunne undgå ved at bruge årets overskud til netop denne udskiftning og forbedring.

Skure

Der blev i 2013 udført nødvendigt tømrerarbejde samt maling af foreningens skure.

I den forbindelse har nogle ejere desværre konstateret skimmel på de udskiftede/malede flader og vi er i kontakt med maleren og tømreren, der har set på/ser på de pågældende flader. Bestyrelsen vil i den forbindelse gerne opfordre den enkelte grundejer at kontrollere deres skure og meddele eventuelle forekomster af alger/skader til bestyrelsen.

Busdrift, Rundkørsel og Fællesrådet

Ændring af busdriften har igen været på tale i 2014/2015. Sidste år tilmeldte Holmes Have sig Fællesrådet for Holme – Højbjerg – Skåde og bakkede op omkring ønsket om øgede afgange på rute 19, øget præcision, forbedret busdrift til Viby Torv og til Aarhus syd (Kolt/Hasselager). Yderligere ønske var et læskur ved rute 19`s stoppested ud for stien bag Holmes Have. Ingen af delene er blevet gennemført og vi venter stadig på en afklaring.

Rundkørslen Hjulbjergvej/Saralyst Alle bliver et stadig større problem for især svage trafikanter, da der køres meget hurtigt og der sker en del ulykker med biler, cyklister og gående. Grundejerforeningen har via Fællesrådet rettet henvendelse til Trafik & Veje ved Aarhus kommune og gjort opmærksom på problemet. Center for Byens Anvendelse har besigtiget stedet og vurderet de uheld der er sket og er nået frem til et forslag om forbedring af rundkørslens udformning. Dette forslag omfatter en indsnævring af køresporene rundt i rundkørslen, der gør rundkørslen mindre dynamisk og formodentlig vil have en hastighedsdæmpende effekt. Samtidig tydeliggøres cyklister, midterøen udvides, der etableres overkørbart areal i en afvigende belægning (for at sikre at de større køretøjer også kan komme rundt) og der etableres yderligere beplantning i midterøen.

Forslaget skal nu vurderes og forhåbentlig godkendes på et færdselsmøde, hvor bl.a. politiet deltager. Herefter skal kommunen finde økonomien til at få etableret de ønskede tiltag i rundkørslen, hvorefter de forventer forbedringerne udført i indeværende år.

Skrald

Storskrald har været lidt problematisk i tidligere år og alle husejere og lejere blev gentagne gange opfordret til selv at rekvirere afhentning samt at undgå placering af storskrald ved skraldeøerne flere uger før afhentning. Dette fungerer nu rigtig fint og der har i driftsåret faktisk kun været meget få tilfælde med henstillet storskrald uden mærkning.

Husholdningsaffald smides stadig i containere uden poser og poser smides i uden at være bundet forsvarligt. Resultat er ildelugtende affaldscontainere og bestyrelsen vil gerne gentage opfordringen om at beboerne sørger for en forsvarlig lukning af affaldsposer!

Sommerfest 2014

I sommer 2014 blev der igen afholdt en vellykket sommerfest. Denne gang med omkring 40 deltagere til fælles kaffe, hjemmebagte kager og senere optænding i de medbragte grill. En stor tak til festkomiteen for forberedelse og gennemførelse af denne hyggelige dag.

Det foreslås at dette års sommerfest i Holmes Have bliver lørdag den 15. eller 22. august. Dvs. umiddelbart efter skolernes sommerferie og inden vi kommer for tæt på Aarhus Festuge.

INFO-breve og Hjemmeside

Bestyrelsen beklager at informationsniveauet i 2014 ikke har været optimalt og meddeler, at referater fra bestyrelsesmøderne fremtidigt vil blive lagt ud på foreningens hjemmeside. Dermed synliggøres bestyrelsens aktioner ift. den løbende drift og de beslutninger som er truffet på Generalforsamlingen.

Her vil beboerne ligeledes kunne finde løbende informationer angående uregelmæssigheder, drift og lignende. Dog vil bestyrelsen naturligvis postomdele aktiviteter/tiltag, der kræver beboernes samtykke eller tilmelding som hidtil.

Nye tilflyttere vil som hidtil få postomdelt infofolderen samt velkomstmateriale.

Infofolder revideres atter i dette forår og lægges på hjemmesiden hvorfra den kan printes.

Modernisering af vedtægter

Arbejdet med modernisering af vedtægter er afsluttet og de moderniserede vedtægter forelægges således på dette års generalforsamling.

Afsluttende

I lighed med tidligere år har bestyrelsen også i det forløbne år set det som sin fornemste opgave at forvalte midlerne klogt og samtidig forsøge at bevare Holmes Have, som et pænt og vedligeholdt område, hvor det er rart at bo. Og som samtidigt også opleves attraktivt af vores omgivelser og sikrer nye tilflyttere til de huse der er til salg eller udlejning.

Bestyrelsen vil opfordre til, at dette fortsat er linien i de kommende år og at den enkelte husejer er opmærksom på dette både vedrørende maling og øvrigt vedligehold af specielt træværket på eget hus og udhus.

Økonomien i foreningen er sund. Den justering vi i 2013 lavede af kontingentet har virket og den meget milde vinter igen i år har medført et betragteligt overskud. Tidligere års varsling af større udskiftninger eller investeringer som f.eks. føromtalte belysning eller asfaltareal samt deraf følgende overvejelser ifm. hensættelser til disse specifikke formål vil kunne reduceres betydeligt ved at bruge årets overskud på udskiftning af især belysning.

Ad 3 Aflæggelse af regnskab:

Ulrik Bjerre, vores ejendomsadministrator, aflagde regnskab.

Regnskabet blev godkendt.

Ad 4 Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag til foreningen:

Budgettet for 2015 blev fremlagt og godkendt. Bidraget er uændret.

Ad.5 Indkomne forslag:

Der var indkommet 3 forslag, det første var omkring vores læhegn.

Forslag 1: Indsendt af Jess Seiersen;

Jeg vil stille forslag om at alle birketræer, i første omgang dem der står på grundejerforeningens arealer fældes. Skulle der være ejere, der ønsker et birketræ fældet, skal det ske på grundejerforeningens regning.

Grunden til forslaget er den, at birketræer er den værste fjende for polleallergikere og de personer, der lider af astma.

Jeg kan oplyse at Københavns og Aarhus Kommune ikke planter birketræer i byen med den samme begrundelse, som jeg har beskrevet ovenfor.

Jess Seiersen 46E

Forslaget blev udsat til næste år, og i mellemtiden skal bestyrelsen finde ud af, om vi må fælde alle træerne i læbæltet for kommunen, da de er tinglyst. Desuden skal bestyrelsen finde ud af hvad det koster og hvad prisen er for at lave et pænt nyt læbælte.

Forslag 2: Indsendt af Jørgen Aaboe:

Det andet forslag var omkring information til beboerne:

Fremsendes jf. vedtægternes § 11.

Forslag

•Generalforsamlingen pålægger Bestyrelsen for Holmes Have at informere Grundejerforeningens medlemmer om foreningens drift. Det gælder såvel status og udførelse af de beslutninger, der tages på Generalforsamlingen, som den løbende drift og initiativer.

•Der informeres mindst én gang i kvartalet. Eller hyppigere hvis Bestyrelsen finder det hensigtsmæssigt af hensyn til den løbende drift og deraf følgende beslutninger.

•Informationen skal være tilgængelig for alle medlemmer.

Begrundelse for forslaget:

Bestyrelsens primære ansvar er at sikre den mest hensigtsmæssige løbende drift og økonomi jf. grundejerforeningens vedtægter. Desuden at udføre de beslutninger, som Generalforsamlingen beslutter.

Der er i de seneste ca. 10 måneder intet kommunikeret ud til medlemmerne - hvilket på en uheldig måde kan give anledning til mange misforståelser om bestyrelsens og foreningens aktiviteter.

For at kunne bakke den til enhver tid siddende Bestyrelse bedst muligt op, er det vigtigt for grundejerne at vide hvordan drift og beslutninger bliver ført ud i praksis. Hvad rører dig sig i området? Hvilke emner er på dagsorden I Fællesrådet, der vedrører foreningen, f.eks. om Trafik, Busdrift, Borgerservice? Hvorfor har én af lysmasterne i Holmes Have været ude af drift i 4 mdr? Hvilke initiativer er taget omkring en trailer, der på nuværende tidpunkt har været parkeret i ca. 4 mdr.? Hvad er begrundelsen for at der er givet dispensation for retablering af et inddraget område af Fællesarealet, når tidligere Bestyrelser har sagt nej i overensstemmelse med vedtægter? Osv. Intentionen i ovennævnte forslag kan overvejes indføjet i kommende ændringer af vedtægterne. Og således sikre kontinuitet ved skiftende bestyrelser.

Jørgen Aaboe/38A

Forslaget blev godt modtaget, og bestyrelsen vil fremover informere gennem hjemmesiden, og vil i særlige tilfælde dele det rundt til alle beboerne. Bestyrelsen vil også sørge for at infofolderen ligger klar, så den kan deles ud til nye beboere. Forslaget kunne ikke endelig godkendes, da det er en vedtægtsændring, og der var ikke nok fremmødte, så en vedtægtsændring kunne godkendes.

Forslag 3: Forslag fra bestyrelsen omhandlende vedtægtsændringer

Forslag tre omhandlende vedtægtsændringer, Desværre var der igen ikke mødt nok stemmeberettigede op, så vedtægtsændringerne kunne godkendes.

Bestyrelsen vil senere indkalde til ekstraordinær generalforsamling, hvor vedtægtsændringer og forslag om nye udendørslamper skal til afstemning.

Ad.6Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter til bestyrelsen:

Dorte Semmelhack og Niels Ole Lindberg var på valg. Niels Ole Lindberg flytter og modtog derfor ikke genvalg.

Der var tre der stillede op til bestyrelsen, det var Dorte Semmelhack, Michael Rasmussen og Helga Aaboe.

Følgende 2 blev valgt:

Dorte Semmelhack fik 24 stemmer (valgt for 2 år).

Michael Rasmussen fik 15 stemmer (valgt for 2 pr).

Helga Aaboe fik 14 stemmer

Suppleant Uwe Hansen blev valgt som suppleant for 2 år.

Ad.8Valg af revisor og revisorsuppleant:

Bent Mortensen blev genvalgt som revisor og Verner Jepsen blev valgt som revisorsuppleant, begge valgt for 1 år.

Ad.9Eventuelt:

Vi skal huske at juletræer ikke fjernes af kommunen, beboerne skal selv fjerne det.

Dorte vil lave en facebook side for Holmes Have

Fliser og ledningsstumper skal ordnes af Aura, Jess tager sig af det straks.

Derefter takkede dirigenten for god ro og orden.

_________________________________________________________________________

Referat fra den ekstraordinære generalforsamlingen d. 14. april 2015 i Hjulbjergvej 32D.

Tilstede: 11 huse var repræsenteret

Ad Valg af dirigent:

Charlotte Ernst blev valgt.

Ad 2 Vedtægtsændringer:

Dorte Semmelhack forelagde de nye vedtægter, der er i det store hele tale om sproglige ændringer.

De nye vedtægter blev enstemmigt godkendt.

Jørgen Aaboe havde et ændringsforslag til teksten i §16, dette ændringsforslag blev enstemmigt godkendt.

Ad 3 Eventuelt:

Jess Seiersen kunne fortælle, at vi nu påbegynder udskiftningen af udendørsbelysningen. De nuværende lamper bliver bibeholdt, men indmaden udskiftes til energibesparende LED-pærer. Vi starter med en prøve ved skraldeøen udfor række 32, og hvis dette er OK, skiftes resten ugen efter.

Det kommer til at koste 20.000 kr. incl. moms, men dette beløb vil være indtjent i elpris-besparelsen på ca. 2½ år.

Charlotte spurgte om bestyrelsen vil gøre noget ved forslaget omkring Facebook, dette ville Dorte tage sig af, så grundejerforeningen kommer på Facebook.

Hvad angår belysningen uden for de enkelte huse angår, vil bestyrelsen prøve at udarbejde et forslag til næste generalforsamling.

Derefter kunne Charlotte afslutte generalforsamlingen.